電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の要件などを定めた法律です。一定の要件を満たせば、会計ソフトなどで作成した帳簿・書類を印刷せず、電子データのまま保存できます。

また、紙で受領した書類をスキャンして保存する方法や、電子メール、EDI、クラウドサービスなどを通じて授受した電子取引データの保存についても定められています。

電子化を進めるための制度

税務関係書類は、従来、紙による保存が中心でした。電子帳簿保存法に対応することで、書類を印刷してファイリングする作業を減らし、検索や共有、監査対応を効率化できます。

ただし、電子データで保存していれば自動的に要件を満たすわけではありません。保存するデータの種類に応じて、改ざん防止、画面表示、検索などの要件を確認する必要があります。

電子取引データは電子データのまま保存する

電子メールに添付された請求書や、クラウドサービスからダウンロードした領収書など、電子的に授受した取引情報は電子取引に該当します。対象となる電子取引データは、原則として電子データのまま保存します。

単に紙へ印刷して保存するだけでは、電子取引データの保存対応になりません。どの部署がどの経路で電子取引データを受領しているのかを把握し、保存漏れを防ぐ仕組みを整える必要があります。

電子帳簿保存法の対象となる帳簿・書類

電子帳簿保存法の対象は、大きく「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引データ」に分けられます。

国税関係帳簿

国税関係帳簿には、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳などがあります。会計ソフトなどを使い、最初の記録段階から一貫して電子的に作成した帳簿は、所定の要件を満たすことで電子データのまま保存できます。

国税関係書類

国税関係書類には、決算関係書類や、取引に伴って作成・受領する書類があります。代表的なものは次のとおりです。

• 貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類
• 請求書
• 領収書
• 見積書
• 注文書
• 納品書
• 契約書

自社が電子的に作成した書類と、紙で受領してスキャンする書類では、適用される保存方法が異なります。

電子取引データ

電子取引データとは、取引情報を電子的に授受した際のデータです。例えば、次のようなものが該当します。

• 電子メールに添付された請求書や領収書
• クラウドサービスからダウンロードした請求書
• EDIを通じて授受した取引データ
• ECサイトからダウンロードした領収書や利用明細
• 電子契約サービスで締結した契約書
• クレジットカードや決済サービスの利用明細

取引情報が電子的に授受された場合、PDFに限らず、画像、CSV、XMLなども対象になる可能性があります。

電子帳簿保存法における3つの保存区分

電子帳簿保存法に関係する保存方法は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに分けて考えると整理しやすくなります。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類を、電子データのまま保存する方法です。

自己が最初の記録段階から一貫してコンピューターを使って作成した帳簿・書類が対象になります。帳簿の種類や保存方法に応じて、システム関係書類の備え付け、画面表示、ダウンロードへの対応などが必要です。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で受領・作成した請求書や領収書などをスキャンし、画像データとして保存する方法です。一定の要件を満たせば、電子化後の紙を廃棄できる場合があります。

対象書類や入力期限、解像度、カラー、改ざん防止などの要件は書類の種類や運用によって異なります。導入前に、対象書類と実際の業務フローを照らし合わせて確認してください。

電子取引データ保存

電子取引データ保存は、電子的に授受した請求書、領収書、契約書、注文書などを電子データのまま保存するものです。

電子取引は、経理部門だけで発生するとは限りません。営業部門が受け取る見積書、購買部門がダウンロードする請求書、従業員が立替経費の精算に利用する電子領収書なども対象になり得ます。

電子取引データに求められる主な保存要件

電子取引データを保存する際は、主に「真実性」と「可視性」を確保する必要があります。具体的な対応方法は企業の規模やシステムによって異なるため、最新の制度内容を確認し、自社に合う方法を選んでください。

改ざんを防止する

保存したデータが不正に訂正・削除されないよう、改ざん防止措置を講じます。主な方法として、次のようなものがあります。

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• データの受領後、所定の期間内にタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用する
• 訂正・削除を防止するための事務処理規程を作成し、規程に沿って運用する

どの方法を採用する場合でも、仕組みを用意するだけでは不十分です。実際の業務で継続して運用できる手順と責任者を決めてください。

画面や書面で確認できるようにする

保存した電子取引データは、必要なときにディスプレイへ明瞭に表示し、書面へ出力できる状態にしておく必要があります。保存先だけでなく、閲覧に必要なパソコン、ディスプレイ、プリンター、操作手順なども確認します。

検索できる状態を整える

電子取引データは、取引年月日、取引金額、取引先などから検索できるようにします。システムの検索機能を利用するほか、規則的なファイル名を付けたり、索引簿を作成したりする方法もあります。

検索要件には一定の緩和措置が設けられている場合があります。適用可否は、企業の状況や税務調査時のダウンロード対応などによって異なるため、国税庁の最新資料や専門家の見解を確認してください。

保存期間中にデータを維持する

電子データは、各税法で定められた期間にわたって保存する必要があります。保存期間は書類や法人の状況によって異なる場合があるため、自社に適用される期間を確認してください。

保存期間中に誤って削除しないよう、削除権限、保持期間、バックアップ、退職者の引き継ぎなども設計します。

電子帳簿保存法へ対応するメリット

紙の保管スペースと管理負担を減らせる

書類を電子データとして適切に保存できれば、紙のファイルや保管箱を減らし、書庫の管理負担を軽減できます。拠点や部署ごとに書類を保管している企業では、保管場所の集約にもつながります。

必要な書類を検索しやすくなる

取引日、金額、取引先、文書の種類などを使って検索できる状態を整えることで、確認や監査に必要な書類を探しやすくなります。紙のファイルを一冊ずつ確認する作業も減らせます。

テレワークや拠点間の業務に対応しやすい

電子化した書類へ適切な権限でアクセスできれば、担当者がオフィスに出社しなくても、確認や承認を進めやすくなります。複数拠点で発生した取引書類を、本社の経理部門が確認する運用にも適しています。

内部統制を強化しやすい

アクセス権限、操作ログ、バージョン履歴、保持期間などを適切に設定すると、誰が書類を閲覧・変更したのか把握しやすくなります。紙や共有フォルダーだけで管理する場合と比べ、運用状況を可視化しやすい点もメリットです。

大手企業が対応する際の注意点

経理部門だけで対応を完結させない

電子取引データは、営業、購買、総務、人事、各事業部門などでも発生します。経理部門だけで保存ルールを決めても、ほかの部門で受領した書類が個人のメールボックスや端末に残れば、保存漏れを防げません。

対象となる取引と受領経路を部門横断で洗い出し、保存先と担当者を明確にしてください。

保存場所を増やしすぎない

電子メール、ファイルサーバー、会計システム、ワークフロー、電子契約サービスなど、複数の場所へデータが分散すると、検索や権限管理が難しくなります。

サービスごとに保存を続ける場合でも、どこを正式な保存場所とするのか、横断的に検索できるのかを整理する必要があります。

ファイル名だけに頼った運用は属人化しやすい

ファイル名へ日付、金額、取引先を入力する方法は導入しやすい一方、表記の揺れや入力ミスが起こります。取引件数が多い企業では、メタデータやシステムの検索機能を活用し、手入力を減らす方法も検討してください。

権限設定と保存要件を両立する

検索や閲覧をしやすくするために権限を広げすぎると、機密情報の漏えいリスクが高まります。一方、権限を厳しくしすぎると、税務調査や監査の際に必要なデータをすぐ提示できません。

経理担当者、システム管理者、監査担当者など、それぞれの役割に応じた権限を設定してください。

自社だけで判断せず最新情報を確認する

制度の適用関係や保存期間、緩和措置などは、企業や取引の状況によって判断が異なる場合があります。実際の対応を決定する際は、国税庁の最新情報を確認し、必要に応じて税理士などの専門家へ相談してください。

電子帳簿保存法対応を進める手順

1. 対象となる帳簿・書類を洗い出す

最初に、社内で作成・受領している帳簿や書類を一覧化します。書類名だけでなく、紙と電子のどちらで授受しているか、どの部署が担当しているか、現在どこへ保存しているかも確認します。

2. 保存区分を整理する

洗い出した帳簿・書類を、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存に分けます。同じ「請求書」でも、紙で受領したものと電子メールで受領したものでは対応が異なります。

3. 現在の運用と保存要件の差を確認する

改ざん防止、画面表示、検索、保存期間などの要件に対し、現在のシステムと運用で対応できているか確認します。不足している機能だけでなく、担当者や承認方法などの運用面も整理してください。

4. 保存先と命名・検索ルールを決める

正式な保存先を定め、ファイル名やメタデータの付け方を統一します。例えば、次のような項目を管理すると検索しやすくなります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先
• 書類の種類
• 担当部署
• 保存期限

5. アクセス権限と管理責任者を決める

閲覧、登録、変更、削除、管理の権限を役割ごとに分けます。また、保存漏れの確認、権限の棚卸し、規程の更新などを担当する責任者も決めてください。

6. マニュアルと事務処理規程を整備する

利用者が迷わないよう、受領から保存までの手順、ファイル名、保存先、誤登録時の対応をマニュアル化します。事務処理規程を改ざん防止措置として利用する場合は、規程を作るだけでなく、規程どおりに運用する必要があります。

7. 定期的に運用を見直す

新しい取引サービスの利用や組織変更によって、電子取引データの受領経路は変化します。対象書類、保存先、権限、検索性を定期的に見直し、保存漏れや不要な権限がないか確認してください。

電子帳簿保存法対応にBoxを活用するメリット

電子帳簿保存法へ対応するには、対象データを保存できるだけでなく、必要なときに検索・表示でき、保存期間中に適切に管理できる環境が必要です。Boxは、企業のファイルやコンテンツをクラウド上で一元管理する基盤として活用できます。

電子取引データを一元管理できる

電子メール、クラウドサービス、電子契約など、複数の経路で受領した取引データをBoxへ集約することで、保存場所の分散を抑えられます。

経理部門だけでなく、営業、購買、総務などが受領した書類についても、部門ごとのフォルダーと保存ルールを設計できます。

権限を細かく設定できる

Boxでは、ユーザーやグループ、フォルダーごとにアクセス権限を設定できます。登録担当者、閲覧者、管理者などの役割に応じて、必要な操作だけを許可する運用が可能です。

電子取引データの検索性を確保しながら、関係のない利用者による閲覧や変更を防ぎやすくなります。

操作ログを確認できる

管理者または共同管理者は、利用者の操作ログを確認できます。収集したログはBox上で保管できるほか、エクセル形式で出力できるため、定期的な確認や監査にも活用できます。

バージョン履歴を管理できる

ファイルが更新された場合も、バージョン履歴から過去の状態を確認できます。誤操作が発生した際の確認や復元に役立つほか、文書の変更経緯も把握しやすくなります。

既存の業務システムと連携できる

会計、ワークフロー、電子契約などのシステムとBoxを連携すれば、処理済みの文書を所定のフォルダーへ保存する仕組みを構築できます。手作業による保存を減らすことで、保存漏れや誤登録を防ぎやすくなります。

Boxの導入・運用を当社が支援

電子帳簿保存法を意識した文書管理では、製品の導入だけでなく、保存対象、フォルダー構成、メタデータ、アクセス権限、保存期間、既存システムとの連携を整理する必要があります。

当社では、企業の既存環境や運用を確認したうえで、Boxの導入計画、データ移行、フォルダー・権限の設計、社内展開、利用定着まで支援しています。詳しい支援内容は「Box導入支援サービス」をご確認ください。

Boxの機能や導入について詳しく知りたい方は、資料請求・お問い合わせまたは無料トライアルをご利用ください。

まとめ：制度と自社の運用を照らし合わせて保存体制を整える

電子帳簿保存法では、電子的に作成した帳簿・書類、紙から電子化する書類、電子的に授受した取引データについて、それぞれ保存方法が定められています。特に電子取引データは、電子データのまま保存することを前提に、改ざん防止や検索・表示の方法を整える必要があります。

大手企業では、電子取引データが複数の部署やサービスに分散しやすいため、経理部門だけで対応を進めるのではなく、全社の取引と保存場所を把握することが大切です。対象書類を洗い出し、保存区分、正式な保存先、命名・検索方法、アクセス権限、管理責任者を明確にしてください。

当社では、企業の文書管理基盤としてBoxの導入・活用を支援しています。ただし、電子帳簿保存法への適合性は、製品機能だけでなく、実際の設定や業務運用を含めて判断する必要があります。制度上の要件は国税庁の最新情報を確認し、必要に応じて税理士などの専門家へご相談ください。