Box AIとは？

Box AIは、Boxに保存されている文書や画像などのコンテンツを対象に、生成AIを活用できる機能です。自然言語で質問を入力し、文書の内容に基づく回答を得たり、長い資料の要点を整理したりできます。

Box AIは、単体のチャットサービスではありません。Boxのクラウドコンテンツ管理基盤と組み合わせ、企業が保有するコンテンツを安全に検索・分析・活用するための仕組みです。

Box上のコンテンツを業務へ活かすAI

企業には、契約書、提案書、議事録、マニュアル、調査資料、製品情報など、さまざまな非構造化データが蓄積されています。こうしたデータは有用である一方、量が増えるほど、必要な情報を見つけて内容を確認する作業に時間がかかります。

Box AIを活用すると、文書の全文を最初から読む前に要点を把握したり、必要な情報について質問したりできます。情報を探す作業と読み解く作業の両方を効率化できる点が特徴です。

Boxのアクセス権限と連動する

Box AIは、Boxで設定されているアクセス権限を引き継ぎます。利用者がもともとアクセスできないコンテンツは、Box AIからも参照できません。

生成AIを業務利用する際は、AIの機能だけでなく、誰がどの情報を利用できるのかを管理する必要があります。既存の権限と連動させられることは、大企業がAI活用を進めるうえで重要なポイントです。

利用できる機能は契約プランによって異なる

Box AIで利用できる機能は、契約プランや追加契約によって異なります。単一文書に対する質問、Box Notesでのコンテンツ生成、複数文書の分析、Box Hubs、Box Extract、Box AI Studio、APIなど、利用したい機能と対象プランを事前に確認してください。

価格、対象プラン、AI Unitsの取り扱いなどは変更される場合があります。導入時には最新の契約条件をご確認ください。

Box AIの主な機能

文書の要約・質問・分析

Box AI for Documentsでは、Box上に保存した文書や画像をプレビューしながら、その内容について質問できます。長い文書の要約、重要事項の整理、特定条件の確認などに利用できます。

例えば、契約書について「契約期間と更新条件を整理して」「解約に関する記載を確認して」と質問したり、調査資料について「結論と根拠を要約して」と指示したりできます。

回答は業務上の判断を補助するものであり、内容の正確性を保証するものではありません。契約や法務、財務など重要な判断では、必ず原文と担当者による確認を行ってください。

Box Notesでの文章作成

Box AI for Notesでは、文章の下書き作成、要約、書き換えなどを行えます。会議メモからタスクを整理する、提案書の構成案を作る、メール文面を整えるといった業務に活用できます。

何もない状態から文章を考える負担を減らし、担当者は内容の確認や調整に時間を使えるようになります。

Box Hubsによるナレッジ活用

Box Hubsは、Boxに保存されている関連コンテンツを整理し、ポータルとして公開できる機能です。人事制度、営業資料、製品情報、プロジェクト資料など、特定のテーマに必要なファイルを一か所へまとめられます。

Box AI for Hubsでは、Hub内の複数コンテンツを対象に質問し、要約、分析、比較を行えます。ファイルを一つずつ開かなくても、関連文書を横断して必要な情報を確認できます。

複数文書からの情報整理

複数文書を対象とするBox AIの機能を利用すると、複数の契約書、調査資料、議事録などを横断して、共通点や相違点を整理できます。

例えば、複数の提案書から条件を比較する、過去の議事録から継続課題を抽出する、複数の報告書から傾向を把握するといった使い方が考えられます。

Box Extractによるメタデータ抽出

Box Extractでは、AIモデルやOCRなどを組み合わせ、文書から必要な項目を抽出してBoxのメタデータとして保存できます。

契約書から契約相手、開始日、終了日、更新条件を抽出する、請求書から取引先、日付、金額を抽出するなど、文書ごとに手入力していた作業を効率化できます。

抽出したメタデータは、検索、分類、ワークフロー、ほかのシステムとの連携などに利用できます。特定のフォルダーへ保存されたファイルを対象に、抽出処理を自動化することも可能です。

Box AI StudioによるAIエージェントの構築

Box AI Studioは、企業の業務に合わせてAIエージェントを構築するための機能です。エージェントの目的、参照するファイルやHub、使用するAIモデル、回答時の指示などを設定できます。

例えば、社内規程だけを参照する問い合わせ用エージェントや、製品資料に基づいて営業担当者を支援するエージェントなど、用途を限定したAI環境を整えられます。

Box AI Studioの利用可否や利用できる機能は、契約プランによって異なります。

Box AI APIによる業務システムとの連携

Box AI APIを活用すると、文書への質問、文章生成、情報抽出などの機能を、自社の業務システムやアプリケーションへ組み込めます。

APIの利用には、対象プランやAI Unitsなどの条件があります。実装を検討する際は、処理する文書量、実行回数、利用部門、必要なセキュリティを整理してください。

Box AIを活用するメリット

文書を読む時間を短縮できる

長い契約書、報告書、調査資料などについて、まず要約や重要事項を確認することで、読むべき箇所を絞り込めます。担当者は、文書全体を最初から読み進める前に概要を把握できます。

社内情報を見つけやすくなる

従来のキーワード検索では、検索する言葉と文書内の表現が異なると、必要な情報を見つけにくい場合があります。Box AIを利用すると、自然な質問から関連する内容を探し、回答として整理できます。

ただし、情報が適切な保存場所に集約され、アクセス権限が正しく設定されていることが前提です。

文章作成の初動を速められる

議事録の要約、報告書の構成、メールの下書き、提案資料のたたき台などを生成し、担当者が確認・修正する流れを作れます。文章をゼロから考える時間を減らし、内容の精査に集中できます。

属人化したナレッジを共有しやすくなる

業務マニュアル、過去の提案資料、よくある質問などをBox Hubsへまとめ、Box AIから質問できるようにすると、担当者が個別に回答していた情報を組織で共有しやすくなります。

異動や退職が発生しても、業務に必要な情報が適切に管理されていれば、引き継ぎや教育に活用できます。

文書処理を自動化しやすくなる

Box Extractで文書から情報を抽出し、メタデータやワークフローへ利用することで、転記、分類、確認といった定型作業を減らせます。

対象文書の形式や品質によって抽出結果は異なるため、重要な項目については確認工程を組み込む必要があります。

大企業におけるBox AIの活用シーン

契約書の確認・情報抽出

契約期間、更新条件、解約条件、責任範囲などについて質問し、確認すべき箇所を整理できます。また、Box Extractを使って、契約相手、締結日、満了日などをメタデータとして抽出することも可能です。

AIの回答だけで契約判断を行わず、法務担当者が必ず原文を確認してください。

提案書やRFPの確認

RFPの要求事項、提出条件、評価基準、注意点を整理したり、提案書の抜け漏れを確認したりできます。複雑な資料から検討事項を抽出することで、提案準備の初動を速められます。

社内規程・マニュアルの検索

人事規程、経費精算、情報セキュリティ、システム利用方法などの文書をBox Hubsへまとめ、従業員が自然な言葉で質問できる環境を作れます。

問い合わせ対応の負担を軽減するには、回答の根拠となる文書を最新の状態に保ち、公開範囲を適切に管理することが重要です。

会議資料・議事録の整理

会議資料や議事録を要約し、決定事項、未決事項、担当者、期限などを整理できます。過去の議事録を横断して、継続している課題を確認する使い方も考えられます。

営業ナレッジの活用

製品資料、提案書、FAQ、導入事例などを集約し、営業担当者が顧客の業種や課題に応じて必要な情報を探せる環境を整えられます。

過去の提案書をそのまま再利用するのではなく、顧客固有の情報や古い条件が含まれていないか確認してください。

請求書・申請書などの処理

請求書、申請書、注文書などから必要な情報を抽出し、分類や確認作業に利用できます。取引先、日付、金額などをメタデータとして保存すれば、検索や後続処理にも活用できます。

Box AIを利用する際の注意点

AIの回答には誤りが含まれる可能性がある

生成AIが出力する回答は、常に正確とは限りません。文書の記載を誤って解釈したり、重要な条件を見落としたりする可能性があります。

契約、法務、財務、人事など、判断の誤りが大きな影響を与える業務では、AIを確認の補助として利用し、最終判断は担当者が行ってください。

参照する文書の品質が回答へ影響する

Box上に古い資料、重複文書、誤った情報が残っていると、AIの回答にも影響します。Box AIを導入する前に、正式な文書の保存場所、最新版の管理方法、廃止文書の扱いを整理することが大切です。

アクセス権限を事前に見直す

Box AIはBoxのアクセス権限を引き継ぎます。そのため、導入前から不要な閲覧権限が付与されている場合、AIからもその情報を利用できる可能性があります。

利用開始前に、機密文書の保存場所、グループ設定、社外ユーザー、共有リンクなどを棚卸ししてください。

利用目的と対象業務を明確にする

「生成AIを導入すること」自体を目的にすると、利用方法が定まらず、現場に定着しません。文書確認の時間を減らす、問い合わせ対応を効率化する、メタデータ入力を自動化するなど、解決したい課題を具体化する必要があります。

機能と契約条件を確認する

Box AIの各機能は、すべてのプランで同じように利用できるわけではありません。複数文書への質問、Box Hubs、Box Extract、Box AI Studio、APIなど、利用したい機能と契約条件を確認してください。

社内ルールと教育が必要

入力してよい情報、回答の確認方法、禁止する用途、問題が起きた場合の連絡先などを定めます。一般利用者だけでなく、管理者にも、権限設定や利用状況の確認方法を周知してください。

Box AIの導入を進める手順

1. 解決したい業務課題を整理する

文書を読む時間、問い合わせ対応、情報検索、転記作業など、現在負担になっている業務を洗い出します。そのうえで、Box AIを使ってどの状態を実現したいのか決めます。

2. 対象文書と保存場所を確認する

AIが参照する文書の種類、量、更新頻度、機密度を確認します。対象ファイルが個人端末や複数のシステムへ分散している場合は、先に保存場所を整理する必要があります。

3. アクセス権限を見直す

対象文書へアクセスできるユーザーやグループを確認し、不要な権限を削除します。機密度の高い情報については、利用部門や管理者を限定してください。

4. 対象部門を絞って試行する

最初から全社へ展開せず、利用目的が明確な部門や業務から始めます。質問例、回答の確認方法、利用頻度、削減できた作業時間などを確認し、運用上の問題を整理します。

5. 利用ルールと教育内容を整備する

AIを使用できる業務、確認が必要な回答、禁止事項、問い合わせ先をまとめます。実際の業務に近い質問例や操作方法も用意すると、利用者が使い方を理解しやすくなります。

6. 効果を確認して対象を広げる

利用回数だけでなく、検索時間、文書確認時間、問い合わせ件数、入力作業などがどの程度変化したかを確認します。効果とリスクを検証しながら、ほかの部門や業務へ段階的に展開してください。

Box AIを安全に活用するためのポイント

正式な情報源を明確にする

AIの参照対象には、承認済みの規程、最新版のマニュアル、正式な製品資料などを利用します。下書きや廃止済みの資料が混在しないよう、保存場所とステータスを整理してください。

最小権限で運用する

利用者には、業務上必要な範囲のアクセス権限だけを付与します。部署、役職、プロジェクトに応じてグループを作り、人事異動やプロジェクト終了時に権限を見直します。

重要な回答には人による確認を入れる

AIが生成した回答をそのまま顧客へ送信したり、契約や社内決定へ使用したりしないよう、確認責任者を定めます。業務への影響が大きいほど、原文と担当者による確認が必要です。

利用状況を定期的に見直す

どの部門がどのように利用しているか、想定外の使い方がないか、対象文書が最新かを定期的に確認します。利用範囲が広がる際には、権限やルールも併せて更新してください。

費用と利用量を確認する

APIや抽出機能などでは、AI Unitsを使用する場合があります。利用部門、処理するファイル数、実行頻度を見積もり、継続的に利用状況を確認してください。

Box AIの導入・活用を当社が支援

業務課題に合わせて活用方法を整理

当社では、Box AIの機能を紹介するだけでなく、どの業務へ適用するか、どの文書を対象とするか、どの部門から始めるかをお客様と整理します。

文書の要約、社内ナレッジ検索、契約書の確認、メタデータ抽出など、目的によって必要な機能と導入方法は異なります。

Boxの導入・データ移行も支援

Box AIを有効に活用するには、Box上のコンテンツを適切に整理しておく必要があります。当社では、導入計画、データ移行の準備、フォルダー・権限の設計、システム連携、ユースケースの実装、利用定着まで支援します。

大規模環境に合わせた設計

大企業では、数千・数万ID規模の展開、既存ファイルサーバーからの移行、部門ごとの権限、社外共有ルール、監査ログ、既存システムとの連携など、多くの検討事項があります。

当社は、大規模導入で培った知見を活かし、計画段階から運用定着まで一貫して支援します。詳しい内容は「Box導入支援サービス」をご確認ください。

Box AIの導入についてご相談ください

Box AIの導入を検討する際は、まずナレッジ活用に関する課題を整理し、対象業務、対象文書、利用部門を明確にすることが大切です。

当社では、機能やプランの選定だけでなく、安全に利用するための権限設計や運用ルールづくりも支援します。Box AIについて詳しく知りたい方は、資料請求・お問い合わせまたは無料トライアルをご利用ください。

まとめ：Box AIで企業のコンテンツを安全に活用する

Box AIは、Box上の文書や画像を対象に、質問、要約、分析、文章作成、メタデータ抽出などを行えるAI機能です。Box HubsやBox Extract、Box AI Studio、APIなどを組み合わせることで、情報検索から文書処理、業務システムとの連携まで活用範囲を広げられます。

一方、Box AIを導入するだけで、社内ナレッジの問題がすべて解決するわけではありません。正式な文書の保存場所、最新版の管理、アクセス権限、利用ルール、回答の確認方法を整える必要があります。

大企業で導入する際は、対象業務を絞って小さく始め、効果とリスクを確認しながら段階的に活用範囲を広げる方法が現実的です。当社では、安全性と実用性の両立を重視し、Box AIを日々の業務へ定着させるところまで支援します。