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ファイルの管理が煩雑で業務効率化を妨げている。

こんな課題はございませんか?

ファイルの管理が煩雑で業務効率化を妨げている。

業務で使用するファイル数や、各ファイルのバージョン数が多いと、どれが最新のファイルなのかがわからず、必要なファイルを探すのに時間がかかります。共有したいファイル、削除しなければならないファイルをスピーディに見つけられなければ、業務効率化を悪化させるばかりか、情報漏えいリスクにもつながってしまいます。

ファイルの管理が煩雑で業務効率化を妨げている。

Boxは、ファイル管理の煩雑さの課題を解決します!

解決できる理由

Box上でファイルを保管すれば、ファイルサーバーやローカル環境での保管とは異なり、バージョンの履歴管理が可能なため、どんどん上書きできたり、大もとのファイルをBoxに格納しながら、各種ツールからファイルを共有したりすることが可能です。また、タグやラベル、メタデータなどの機能で、ファイルを仕訳けできるため、ファイル管理を効率化できます。

ファイル管理の煩雑さの課題を解決するには?

ファイル管理の煩雑さの課題を解決するには?

バージョンの履歴管理が可能なため、どんどん上書きできる

Boxでは、ファイルのバージョンを管理することが可能です。このため、「フォルダが、ほとんど同じ内容でバージョンが違うファイルであふれかえってしまう」「どのファイルが最新版なのかがわからない」という問題が起きにくくなります。
また、各ファイルにコメントを付記できる機能が搭載されているため、「どのファイルをお客様に提示したか」といった問題も解決できます。

タグやラベル、メタデータなどの機能で、ファイルを仕訳けできる

Boxには、ファイルの種類を分類できるタグ、ラベル、メタデータなどの機能が搭載されています。これらを活用することで、ファイル名やコンテンツそのものには手を加えずに、「社外秘」などのファイルを簡単に識別できます。
※管理可能なバージョン数の容量上限は、プランによって異なります。

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