社外へのファイル共有における課題

社外の取引先企業などへファイルやデータを共有する場合、一般的な方法の一つとしてメールを使う方法があります。
しかし、この方法はPPAPと揶揄されるように、送信先を誤ると情報漏えいのリスクがあります。

ほかにも、以下のような課題があります。

• 受信確認
• 更新時の再送
• 大容量ファイルは対応不可

皆さんもメールでの共有に苦労したことがあるのではないでしょうか。

さらに、一般的なストレージサービスを利用する場合、社内共有用と社外共有用でフォルダを分ける必要があり、業務効率の面で最適であるとはいえません。

Boxなら、取引先や社内とのデータ共有の際にデータそのものを送る必要はありません。共有したいフォルダやファイルをURL化して送ることで、データにアクセスしてもらえます。さらに、URLごとに細かい権限設定が可能なため、必要な人だけに必要最小限のアクセスを許すことが可能です。

また、誰がいつアクセスして編集したのかをログで確認できるアクセスログ機能も利用できます。ファイルを確認してくれたかどうかはもちろん、どのファイルのどの部分を編集したかまでわかります。さらに、コメント機能を使ってBox上で確認依頼を送ることもできます。

※PPAP…取引先などにデータファイルをメール添付で送る際に、パスワード（P）付きのZIPファイルを送った後で、別のメールでパスワード（P）を送って、暗号化（A）を解くという手順（P/プロトコル）のこと。

ペーパーレス化における課題

経営において、人材確保やBCPといった社内のほかの課題とデジタル化を天秤にかけて、デジタル化の優先順位が落ちる「優先度の問題」や、社内のICTやデータの仕組みなどの発展経緯がネックとなって新たな技術の導入が進まない「経路依存症」などが原因となっていることがあります。

また、データを閲覧するには対応したアプリケーションが必要になるため、ファイルを編集する必要がない従業員にもライセンスが必要になり、金銭コストがかかります。
さらに、社内ではペーパーレス化を実現できても、取引先など社外からは紙の書類を受け取るケースがあり、ペーパーレス化が中途半端になってしまいがちです。

Boxは、コストパフォーマンスに優れたクラウド（SaaS）型のストレージサービスであるため、これ一つを導入するだけでさまざまなデータを集約し、一元管理できるようになります。
また、ファイルプレビュー機能が充実しており、100種類以上の拡張子に対応しているため、デジタル化のために最初から多くのソフトウェアを導入する必要がありません。

また、ファイルプレビュー機能が充実しており、100種類以上の拡張子に対応しているため、資料をダウンロードすることなく閲覧することが可能です。

また、書類をスキャナーでデータ化し、Boxに保存することで一元管理できます。一部の複合機はスキャン後に自動でBoxに保存できるため、効率的にペーパーレス化できます。 このように「優先度の問題」や「経路依存症」などをクリアしつつ、デジタル化の初手を打つことが可能です。

業務効率化における課題

各ファイルのバージョン数が多いと、どれが最新のファイルなのかがわからず、必要なファイルを探すのに時間がかかります。共有したいファイル、削除しなければならないファイルをスピーディに見つけられなければ、業務効率化を悪化させるばかりか、情報漏えいリスクにもつながってしまいます。

また、社内SNSなどを通じてファイルを共有すると、元ファイルから改変された亜種が大量に発生する可能性があり、どれがマスターデータなのか、判別が難かしくなります。このため、定期的なメンテナンスが必要不可欠で、その工数がかかります。

Boxを使用してファイルを保管すると、ファイルサーバーやローカル環境とは異なり、バージョンの履歴管理が可能です。これにより、上書きせずにファイルを保管したり、ファイルをBoxに保存しながら社内SNSから共有したりできます。さらに、タグやラベル、メタデータなどの機能を使用してファイルを整理でき、ファイル管理を効率化できます。
Boxに保存したファイルに関連する繰り返し業務は、ワークフロー機能を使用することで業務効率化が可能です。

容量無制限

契約すれば、データの保存容量は無制限となります。
このため、容量の上限を気にすることなく、必要なファイルをすべて保存することができます。

これまで、ファイルサーバーなどを運用してきた管理者は、容量の上限に達しないよう、定期的に重複データや不要データを削除する必要がありました。 Boxを使えばこのような作業は不要になり、管理の手間が削減されます。

※Box Platformは、容量無制限の対象外です。
※1ファイルのアップロードには上限があります（5GBまで）。

情報セキュリティ対策が堅牢

冒頭でもお伝えしたように、Boxは、より高度な情報セキュリティが求められる法人向けのストレージサービスとして発展してきました。
Boxで施されている主なセキュリティ対策は、次の通りです。

• 24時間無休で監視されるセキュアなデータセンターを使用。
• 保存されたファイルは、毎日バックアップを取得。
• Boxにアップロードされたすべてのファイルが256ビットAES暗号によって暗号化される
• ファイルの転送には、TLS 1.2暗号化を使用。

また、Boxは情報セキュリティ対策が堅牢になっています。7段階の権限設定で、運用者が期待したアクセス権の付与を細かく次の7つの権限設定が可能です。

• プレビューアー（ファイルのプレビューのみ可能）
• ビューアー（ファイルの閲覧のみ可能）
• アップローダー（フォルダへファイルのアップロードが可能）
• プレビューアー/アップローダー（ファイルのプレビューとアップロードのみ可能）
• ビューアー/アップローダー（ファイルの閲覧とアップロードのみ可能）
• 共同所有者（編集者の権限に加え、フォルダのプロパティの設定が可能）

ユーザー管理機能が豊富

Boxは、数万人規模の従業員を抱える大企業の要望にも応えられるような充実したユーザー管理機能が大きな特徴の一つです。

たとえば、管理者のほかにも、大規模組織などで一人の管理者では管理し切れない場合に、管理者と同じアクセス権限が付与される「共同管理者」や、各グループに管理者が必要な場合に「グループ管理者」を設定することなどが可能です。

また、いつ誰がどのファイルにアクセスし、どのような操作をしたのかを監視できるログ管理機能もグラフィカルに視覚化されて表示可能など、管理者の利便性を踏まえた機能開発が行われています。

柔軟な共有が可能

「情報セキュリティ対策が堅牢」でもご紹介したように、Boxではファイル共有の際に細かい権限設定が可能です。

権限設定をうまく活用することで、必要な人に必要なファイルやデータへアクセスさせ、必要なだけのアクションを許可できます。